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書類 運営管理

訪問看護の記録(カルテや計画書)の保管期間は?

訪問看護制度Q&A

訪問看護の記録や計画書、どれくらい保管が必要ですか?

基本的に、保管義務のある期間は2年といわれています!
*ただし、都道府県によって、保管義務を5年としているところもあります(例:熊本県等)

加えて、5年以上の保管が望ましいとも言われているので、その点は留意が必要です。
ちなみに紙媒体でも、電子媒体でも、どちらでもOKです。

書類の管理は悩ましい問題。できるだけ電子媒体で上手く管理できるようにしておきたいとは思います。
(保管場所の問題解決や、どこでも閲覧できるような仕組み化に繋がるのがポイント)

おっしゃるとおり電子媒体で良いように思うのですが、管理って大変ですか?
(まだ紙媒体での運営をしているところをちょこちょこ見ます)

少し回答が難しいですが...普段、電子媒体に触れている方であればそこまで難しくないように思います。
紙媒体に慣れている方は、やはり紙の方が管理しやすいという意見は良く聞きます
(そこで中途半端に電子化し、両方の媒体で管理しないといけなくなり...余計に手間が増えたという話もあります...)

ここの問題の一つに、電子化しようとしたとしても...
医療機関やケアマネさんからのFAX送付がくるので、そこは紙ベースになることが多いですね。
*FAXを自動的にPDFに変えて...等の設定をしたり、効率化の仕組みを整えると電子化はスムーズになります。
*紙ベースで来たものを、スマホアプリを使って写真を撮り、電子化するケースもよく聞きます

書類の原本を保管するものは保管し、それ以外を電子化していく方向だと思いますが、運営歴が長い訪問看護ステーションほどそういった変化に時間がかかることも注意しておきたいですね。

ありがとうございます。
基本的には電子化していきますが、業務フローを検討しながら、できるだけ簡易&効率的にできるよう考えていきます。

ちなみに、2年保管で実施しようとと思いますが、何か問題等はありますか?

2年保管で破棄しても良いエリアということですね。

制度上は問題がないかもしれませんが、介入し、一定期間経過後に状態の改善などで訪問修了になるケースがあると思います。そういった方は、再度訪問看護を依頼する可能性がありますが...

2年経過後に記録が消えていたら、またゼロから情報収集しないといけない可能性があります(特に担当だったスタッフが転職している場合などはより厳しくなる)。

あくまでイルカ個人としてですが、電子カルテは長めに保管しておく方が良いなと思います。

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